E-paragon to nowoczesna forma dokumentu fiskalnego, która zyskuje na popularności w Polsce. Zastępuje tradycyjne paragony papierowe i jest dostępny w formie elektronicznej. Dzięki temu, zarówno sprzedawcy, jak i klienci mogą czerpać korzyści z jego wdrożenia. W artykule omówimy, czym jest e-paragon, kto może go wystawiać oraz jak to robić zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Co to jest e-paragon?
E-paragon to elektroniczny odpowiednik tradycyjnego paragonu papierowego. Jest wystawiany za pomocą kasy fiskalnej online i przesyłany do Centralnego Repozytorium Kas (CRK). Warto podkreślić, że ma taką samą moc dowodową jak paragon papierowy i jest uznawany przez organy podatkowe. Co ważne, w przypadku e-paragonów nie ma potrzeby ich drukowania.
Elementy, które musi zawierać e-paragon, są zgodne z § 25 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów. Zawierają one m.in. imię i nazwisko podatnika, adres punktu sprzedaży, numer identyfikacji podatkowej (NIP), datę oraz godzinę sprzedaży, nazwę towaru lub usługi, cenę jednostkową, oraz łączną wartość sprzedaży brutto.
Jak wystawić e-paragon?
Wystawienie e-paragonu wymaga posiadania kasy fiskalnej online lub wirtualnej, która jest podłączona do internetu. Dodatkowo, konieczne jest uzyskanie zgody nabywcy na wystawienie e-paragonu. Zgoda może być wyrażona na kilka sposobów:
- Poprzez zaakceptowanie regulaminu sprzedaży, gdzie uwzględniona jest możliwość otrzymywania e-paragonów,
- W momencie dokonywania zakupu, np. poprzez wybór opcji „e-paragon” na kasie fiskalnej,
- Za pośrednictwem strony internetowej lub aplikacji, wypełniając dedykowany formularz zgody.
Proces wystawiania e-paragonu
Po uzyskaniu zgody nabywcy, sprzedawca może wystawić e-paragon zgodnie z preferencjami klienta, np. poprzez e-mail, SMS lub aplikację mobilną. Warto zaznaczyć, że od 15 września 2023 roku Ministerstwo Finansów udostępniło platformę HUB Paragonowy oraz aplikację e-paragony 2.0, które umożliwiają anonimowe wystawianie e-paragonów.
Sprzedawcy mogą również korzystać z własnych aplikacji lub programów lojalnościowych do wystawiania e-paragonów. W przypadku braku odpowiedniej drukarki, możliwe jest nadal wystawianie paragonów wyłącznie w formie papierowej.
Od kiedy można wystawiać e-paragony?
Możliwość wystawiania e-paragonów została wprowadzona wraz z nowelizacją ustawy o VAT z 26 maja 2023 roku, znanej jako pakiet SLIM VAT 3. Od 15 września 2023 roku można je wystawiać zarówno przez platformę HUB Paragonowy, jak i aplikację e-paragony 2.0. Warto dodać, że zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT, wystawienie paragonu fiskalnego w formie elektronicznej wymaga zgody nabywcy.
Jakie korzyści niesie za sobą wdrożenie e-paragonów?
Wdrożenie e-paragonów przynosi szereg korzyści zarówno dla nabywców, jak i sprzedawców. Dla nabywców największe zalety to oszczędność czasu i papieru, łatwy dostęp do paragonów, możliwość ich przechowywania w chmurze oraz minimalizacja ryzyka zgubienia dokumentu. Dodatkowo, e-paragony ułatwiają kontrolę wydatków i procesy reklamacyjne.
Wprowadzenie e-paragonów minimalizuje koszty eksploatacji sprzętu oraz działań administracyjnych, operacyjnych i księgowych.
Korzyści dla sprzedawców
Sprzedawcy korzystają z oszczędności kosztów związanych z zakupem papieru termicznego i serwisowaniem drukarek fiskalnych. Procesy obsługi klienta są skrócone, a dokumenty fiskalne mogą być automatycznie archiwizowane w systemach sprzedażowych. Dzięki temu łatwiejsze jest również raportowanie i analiza sprzedaży.
Jakie są wymagania techniczne dla e-paragonów?
Aby wystawiać e-paragony, niezbędne jest posiadanie kasy fiskalnej online lub wirtualnej, która jest zintegrowana z aplikacjami e-paragonów. Producenci kas fiskalnych dbają, aby nowe urządzenia posiadały homologację z odpowiednimi aplikacjami. W przypadku starszych modeli, możliwa jest ich integracja z systemami ERP i aplikacjami e-paragonów.
Przechowywanie e-paragonów
Zgodnie z przepisami, przedsiębiorcy muszą przechowywać dokumenty księgowe przez okres 5 lat. Jednak w przypadku e-paragonów, dane są przesyłane bezpośrednio do Centralnego Repozytorium Kas, co zwalnia przedsiębiorców z konieczności ich fizycznego przechowywania.
Jak odebrać e-paragon?
Odbiór e-paragonu odbywa się w sposób uzgodniony ze sprzedawcą. Klient może wybrać jedną z trzech form:
- SMS na podany numer telefonu,
- Wiadomość e-mail,
- Za pośrednictwem aplikacji mobilnej.
Aplikacja „E-paragony” dostępna w AppStore i Google Play jest jednym z popularnych rozwiązań na polskim rynku.
Co warto zapamietać?:
- E-paragon to elektroniczny odpowiednik tradycyjnego paragonu, który ma taką samą moc dowodową i jest uznawany przez organy podatkowe.
- Wystawienie e-paragonu wymaga kasy fiskalnej online oraz zgody nabywcy, którą można wyrazić na kilka sposobów, np. przez akceptację regulaminu.
- Możliwość wystawiania e-paragonów wprowadzono 15 września 2023 roku, w ramach nowelizacji ustawy o VAT (pakiet SLIM VAT 3).
- Korzyści z e-paragonów obejmują oszczędność czasu, papieru, łatwy dostęp do dokumentów oraz uproszczenie procesów reklamacyjnych i księgowych.
- Przechowywanie e-paragonów jest uproszczone, ponieważ dane są przesyłane do Centralnego Repozytorium Kas, co zwalnia z fizycznego archiwizowania dokumentów.
